Configurer un message d'absence dans Outlook

Pendant vos congés, Outlook peut répondre à votre place à chaque personne qui vous écrit : il indique votre date de retour et qui contacter en attendant. Avec une date de fin, la réponse s'arrête toute seule.

Quel Outlook utilisez-vous ?

Les menus ne sont pas au même endroit selon la version. Repérez la vôtre :

Nouvel Outlook et Outlook sur le web

1. Cliquez sur l'engrenage en haut à droite pour ouvrir les paramètres, puis sur Comptes.
2. Choisissez Réponses automatiques.
3. Activez l'interrupteur Activer les réponses automatiques.
4. Cochez Envoyer les réponses uniquement pendant une période et indiquez le début et la fin de votre absence.
5. Écrivez le message destiné à vos collègues.
6. Cochez Envoyer des réponses en dehors de votre organisation et écrivez le message pour l'extérieur. Ne cochez pas l'option qui limite les réponses à vos contacts : un nouveau client ne recevrait rien.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Outlook classique (Windows)

1. Cliquez sur le menu Fichier.
2. Cliquez sur Réponses automatiques.
3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
4. Cochez Envoyer uniquement pendant cette plage horaire et choisissez l'heure de début et de fin.
5. Dans l'onglet À l'intérieur de mon organisation, écrivez le message destiné à vos collègues.
6. Dans l'onglet En dehors de mon organisation, cochez la réponse automatique aux personnes extérieures, choisissez Toute personne en dehors de mon organisation et écrivez le message pour l'extérieur.
7. Cliquez sur OK. Tant que la réponse est active, un bandeau jaune le rappelle en haut d'Outlook.

Sur votre téléphone (application Outlook)

1. Touchez votre photo en haut à gauche, puis l'engrenage.
2. Touchez votre compte professionnel.
3. Touchez Réponses automatiques et activez l'interrupteur.
4. Choisissez à qui répondre, réglez la période, écrivez votre message, puis touchez la coche en haut pour enregistrer.

Le réglage est le même partout : une réponse activée depuis le téléphone l'est aussi dans Outlook sur l'ordinateur.

Bon à savoir

• Chaque personne ne reçoit la réponse qu'une fois pendant la période, même si elle vous écrit plusieurs fois.
• Sans date de fin, la réponse continue après votre retour. Pensez alors à la désactiver au même endroit.
• Le menu « Réponses automatiques » n'apparaît pas dans Outlook classique : votre messagerie n'est peut-être pas celle de Microsoft 365. Passez par Outlook sur le web, ou appelez-nous.

Quand nous appeler

Un collègue est parti sans activer son message, une boîte partagée (contact@, compta@) doit répondre pendant la fermeture de l'entreprise, ou vous voulez faire suivre les mails d'un absent : cela se règle de notre côté. Ouvrez un ticket dans le domaine « Informatique et bureautique » avec les dates et le texte du message.