Ajouter une boîte mail partagée dans Outlook

Informatique·6 min de lecture ·Mis à jour le 27 septembre 2026

Une boîte partagée (contact@, compta@, accueil@…) se lit à plusieurs. MK Connect l'a créée et vous y a donné accès : vous l'ouvrez avec votre propre compte Microsoft 365, sans mot de passe supplémentaire et sans ajouter de nouveau compte.

Chacun ouvre la boîte partagée avec son propre compte : il n'y a pas de mot de passe à partager.

Avant de commencer : fermez et rouvrez Outlook

Dans Outlook classique, la boîte partagée apparaît souvent toute seule sous vos dossiers, dans l'heure qui suit l'ouverture de l'accès. Si c'est le cas, vous n'avez rien d'autre à faire. Sinon, gardez sous la main l'adresse exacte de la boîte, puis suivez la procédure de votre Outlook.

Quel Outlook utilisez-vous ?

Les menus ne sont pas au même endroit selon la version. Repérez la vôtre :

Repérez votre Outlook avant de suivre la procédure : l'emplacement des menus change d'une version à l'autre.

Nouvel Outlook et Outlook sur le web

Nouvel Outlook et Outlook sur le web : un clic droit dans la liste des dossiers, puis l'adresse de la boîte.

Dans la colonne des dossiers, à gauche, faites un clic droit sur Partagé avec moi. Selon la version, faites le clic droit sur Dossiers.
Choisissez Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres.
Tapez l'adresse de la boîte partagée, par exemple contact@votre-societe.fr, et sélectionnez-la dans la liste.
Cliquez sur Ajouter. La boîte apparaît sous Partagé avec moi : dépliez-la pour voir sa boîte de réception.

Outlook classique (Windows)

Outlook classique : la boîte s'ajoute dans les paramètres avancés de votre propre compte.

Menu Fichier, puis Paramètres du compte et à nouveau Paramètres du compte….
Sélectionnez votre propre adresse, puis cliquez sur Modifier…. N'ajoutez pas de nouveau compte.
Cliquez sur Paramètres supplémentaires…, puis sur l'onglet Options avancées.
Sous Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, cliquez sur Ajouter…, tapez l'adresse de la boîte partagée et validez par OK.
Cliquez sur Appliquer, OK, Suivant, puis Terminer.
Fermez puis rouvrez Outlook. La boîte partagée s'affiche sous vos propres dossiers, avec sa boîte de réception.

Sur votre téléphone (application Outlook)

Application Outlook sur téléphone : la boîte partagée s'ajoute depuis les paramètres, sans mot de passe.

Touchez votre photo en haut à gauche, puis l'engrenage des paramètres.
Touchez Ajouter un compte de messagerie.
Choisissez Ajouter une boîte aux lettres partagée, et non « Ajouter un compte ».
Sélectionnez votre compte professionnel, tapez l'adresse de la boîte partagée et validez. Elle apparaît dans la liste de vos boîtes.

Répondre au nom de l'équipe

Pour que le client voie contact@ et non votre adresse personnelle, choisissez l'adresse partagée dans le champ De avant d'envoyer.

Pour répondre au nom de l'équipe, choisissez l'adresse partagée dans le champ « De » avant d'envoyer.

Rédigez votre message, ou cliquez sur Répondre depuis la boîte partagée.
Si le champ De n'est pas visible : onglet Options puis De (Outlook classique), ou Options puis Afficher De (nouvel Outlook et Outlook sur le web).
Cliquez sur De et choisissez l'adresse partagée. Si elle n'est pas proposée, choisissez Autre adresse et tapez-la en entier.

Où vont les messages envoyés ?

Par défaut, Microsoft 365 range la copie d'un message envoyé depuis la boîte partagée dans vos éléments envoyés, et non dans ceux de la boîte. Si vous voulez que toute l'équipe voie les réponses envoyées, demandez-le nous : c'est un réglage de la boîte, à faire une seule fois.

Ça ne fonctionne pas ?

La boîte n'apparaît pas : vérifiez l'orthographe de l'adresse, puis attendez une heure et relancez Outlook. L'accès peut mettre ce temps à s'activer.
Outlook vous demande un mot de passe pour la boîte partagée : annulez. Vous l'avez ajoutée comme un nouveau compte, recommencez avec la procédure de votre version.
« Vous n'avez pas l'autorisation d'envoyer » : vous pouvez lire la boîte mais pas encore envoyer en son nom. Ce droit se donne de notre côté.

Quand nous appeler

Créer une nouvelle boîte partagée, donner ou retirer l'accès à un collègue, autoriser l'envoi au nom de la boîte ou ranger les réponses dans la boîte partagée : tout cela se règle de notre côté. Ouvrez un ticket dans le domaine « Informatique et bureautique » en précisant l'adresse de la boîte et les personnes concernées.

Cette fiche n'a pas répondu à votre question ?

Ouvrir un ticket

Questions fréquentes

Faut-il un mot de passe pour ouvrir la boîte partagée ?

Non. Vous l'ouvrez avec votre propre compte Microsoft 365. Si Outlook vous demande un mot de passe pour la boîte partagée, c'est qu'elle a été ajoutée comme un nouveau compte : annulez et suivez la procédure de votre version d'Outlook.

Mes collègues voient-ils les messages que je lis ou déplace ?

Oui. La boîte est commune : un message lu, déplacé ou supprimé l'est pour toute l'équipe.

Pourquoi mes réponses n'apparaissent-elles pas dans la boîte partagée ?

Par défaut, Microsoft 365 range la copie dans vos propres éléments envoyés. Nous pouvons régler la boîte pour que les réponses y restent : ouvrez un ticket.